Répondre à un appel d’offres avec l’IA : ce qui se délègue, ce qui ne se délègue pas

Les six étapes d’une réponse, et la place de l’IA

Étape 1 : décider, avant tout le reste

La meilleure économie de temps est de ne pas répondre aux marchés que vous ne gagnerez pas. Avant de télécharger le dossier complet, vérifiez quatre points dans l’avis : les capacités demandées (chiffre d’affaires, qualifications, références), la date limite et l’heure, l’allotissement, et le lieu d’exécution. Notre article sur la façon de trouver des appels d’offres publics donne une grille de décision en dix minutes.

Bonne nouvelle pour les petites structures : l’acheteur ne peut exiger que des capacités liées et proportionnées à l’objet du marché (article L2142-1 du code de la commande publique). Un auto-entrepreneur peut donc candidater, seul sur un lot ou en groupement avec d’autres entreprises.

Étape 2 : lire le dossier de consultation avec l’IA

Le dossier de consultation des entreprises (DCE) rassemble en général le règlement de la consultation, les clauses administratives et techniques, l’acte d’engagement et un bordereau de prix. Il se télécharge sur la plateforme de l’acheteur indiquée dans l’avis. C’est souvent une centaine de pages, et c’est là que l’IA fait gagner le plus de temps.

Demandez-lui d’en extraire, avec la page et le passage cités :

• les pièces de candidature et d’offre demandées ;
• les critères d’attribution et leur pondération ;
• la date et l’heure limites, et les éventuelles visites obligatoires ;
• les variantes autorisées ou interdites, les lots ;
• ce que le dossier ne dit pas et qu’il faudra demander à l’acheteur.

La citation n’est pas un luxe. Un modèle de langage peut « compléter » un règlement avec une exigence habituelle qui n’y figure pas, ou en oublier une qui y figure. Avec la page et le passage sous les yeux, vous vérifiez en quelques secondes ; sans eux, vous devez tout relire.

Étape 3 : la candidature

Les pièces les plus fréquentes sont la lettre de candidature (DC1) et la déclaration du candidat (DC2), modèles facultatifs proposés par le ministère de l’Économie, ou le document unique de marché européen (DUME), qui peut les remplacer. S’y ajoutent les attestations demandées, qui doivent être en cours de validité.

L’IA peut préremplir les éléments de ces formulaires à partir des informations de votre entreprise : identité, chiffres d’affaires, effectifs, moyens, références. Deux limites : les déclarations sur l’honneur se cochent par vous, jamais par un outil ; et un chiffre recopié d’un ancien dossier peut être périmé. Préparez une fois pour toutes un dossier entreprise à jour : la deuxième réponse prend bien moins de temps que la première.

Étape 4 : le mémoire technique

C’est la pièce où l’IA est la plus tentante, et la plus risquée. Un acheteur lit des dizaines de mémoires : un texte générique, plein de promesses qui pourraient s’appliquer à n’importe quelle entreprise, se repère vite et se note mal.

Une méthode qui fonctionne :

1. Un chapitre par critère technique, dans l’ordre du règlement, avec une place proportionnée à son poids.
2. Vos éléments d’abord : références comparables, moyens humains et matériels, méthode, certifications. Donnez-les à l’IA, ne la laissez pas les imaginer.
3. Un appui pour chaque paragraphe : une référence, un moyen, un passage du cahier des charges. Ce qui n’a pas d’appui est soit retiré, soit marqué « à compléter » pour que vous le traitiez.
4. Des questions à l’acheteur quand le dossier est ambigu, posées dans le délai prévu par le règlement.
5. Une relecture complète, à voix haute si possible : le mémoire engage votre entreprise sur ce qu’il promet.

Étapes 5 et 6 : le prix et le dépôt

Le prix reste votre affaire : il dépend de vos coûts, de votre charge de travail et de votre stratégie, que l’IA ne connaît pas. Elle peut en revanche vous rappeler chaque ligne du bordereau à remplir et vérifier qu’aucune n’est oubliée.

Pour le dépôt, prévoyez un rétro-planning : lecture du règlement dès le premier jour, demande des attestations, questions à l’acheteur, rédaction, chiffrage, signature, et dépôt la veille de la date limite. Une offre reçue après la date et l’heure limites n’est pas examinée, et un téléversement peut être long.

Confidentialité : ce que vous confiez à l’IA

Le dossier de consultation est public. Vos mémoires, vos prix, vos références et vos chiffres ne le sont pas. Avant de les confier à un outil d’IA, vérifiez quel modèle est utilisé, chez quel prestataire, ce qui est conservé et pendant combien de temps. La CNIL recommande de ne saisir que les informations que l’on est autorisé à partager, de refuser autant que possible la réutilisation des données par le fournisseur, et de ne jamais reprendre les sorties telles quelles, sans relecture.

Avec Findingbase (bêta)

La bêta des marchés publics de Findingbase suit cette méthode, sur les offres Solo et Pro, essai compris :

• « J’y vais ou pas » : l’analyse lit l’avis et, si vous les déposez, les fichiers du dossier (PDF, Word ou ZIP). Elle donne un verdict de capacité, les lots, les pièces, les critères et leur pondération, les points de vigilance et ce que le dossier ne dit pas. Chaque élément cite le document, la page et le passage ; un passage non retrouvé tel quel dans le document est signalé.
• « Préparer ma réponse » : sans IA, un rétro-planning à rebours de la date limite, la liste des pièces confrontée à votre dossier entreprise, et les éléments du DC1, du DC2 et du DUME à reporter. Avec l’IA, un brouillon de mémoire technique, un chapitre par critère, où chaque paragraphe indique son appui ; ce qui manque est marqué « à compléter », ce qui n’est pas appuyé « à vérifier ».
• Rien n’est envoyé à l’acheteur : vous relisez, signez et déposez vous-même. Les fichiers déposés pour une analyse sont lus en mémoire et ne sont pas conservés.

Le détail des fonctions, des quotas et des données transmises est dans le mode d’emploi des marchés publics, et la recherche des avis eux-mêmes sur notre page veille appels d’offres.