Fichier de prospection Excel : les colonnes indispensables, un modèle à recopier et le suivi

Un fichier de prospection, ce n’est pas une liste d’entreprises

Un fichier de prospection Excel sert à deux choses : savoir qui contacter, et savoir où vous en êtes avec chacun. Un modèle réduit à « Nom », « Téléphone » et « Statut » ne répond qu’à la seconde : rien ne permet de vérifier l’entreprise ni de retrouver d’où vient le contact.

Le modèle ci-dessous part de l’autre bout. Chaque ligne commence par l’identité officielle de l’établissement, telle que l’INSEE la publie dans le répertoire SIRENE. Les coordonnées viennent ensuite, avec leur source et leur date. Le suivi ferme la ligne.

Les deux premiers blocs se remplissent une fois ; le troisième vit pendant toute la prospection. Vous pouvez donc rafraîchir l’identité sans perdre l’historique, grâce au SIRET.

Pour savoir comment obtenir les entreprises elles-mêmes, la méthode est détaillée dans constituer un fichier de prospection B2B légal et gratuit. Cet article porte sur le tableau qui les accueille.

Le modèle : les colonnes à recopier

Recopiez ces colonnes sur la première ligne d’une feuille Excel ou Google Sheets, dans cet ordre. Celles marquées « oui » sont indispensables ; les autres servent quand la liste dépasse quelques dizaines de lignes.

Bloc 1 : l’identité de l’établissement

Pourquoi le SIRET plutôt que le SIREN ? Une entreprise peut avoir plusieurs établissements, chacun avec son adresse et parfois son propre code d’activité. Si vous démarchez une agence locale, c’est elle que vous suivez. Le SIREN reste utile pour repérer deux agences d’une même entreprise dans votre liste.

Chaque colonne de ce bloc correspond à une variable du fichier SIRENE : siret, activitePrincipaleEtablissement, trancheEffectifsEtablissement, dateCreationEtablissement, codePostalEtablissement… Les tranches d’effectif sont mises à jour une fois par an ; la dernière mise à jour est disponible depuis le 1er octobre 2026. Si le code NAF d’une entreprise vous paraît étrange, l’article trouver le code APE d’une entreprise explique où le lire et ce qu’il désigne.

Bloc 2 : le contact et sa source

La colonne « Source du contact » est celle qu’on oublie et qu’on regrette. Le jour où quelqu’un demande d’où vient son adresse, vous avez la réponse. Pour une adresse devinée sur le modèle prenom.nom@, la CNIL attend même que vous l’indiquiez dès le premier message : voir reconstituer l’adresse e-mail d’un prospect. Et un e-mail lu sur le site de l’entreprise vaut mieux qu’une adresse d’origine inconnue.

Le nom d’un interlocuteur est une donnée personnelle. Gardez-le seulement s’il sert votre démarche, et respectez les règles détaillées dans la fiche prospection B2B par e-mail et RGPD.

Bloc 3 : le suivi

« Dernier contact » et « Dernière réponse du prospect » ne font pas doublon : la première dit quand vous avez agi, la seconde quand le prospect s’est manifesté. C’est la seconde qui compte pour la durée de conservation.

Régler les formats avant de coller les données

C’est le piège le plus courant. Excel supprime automatiquement les zéros de tête : le code postal 01000 devient 1000, le téléphone 0478… perd son zéro. Les grands nombres comme le SIRET peuvent aussi s’afficher en notation scientifique. Microsoft le documente et recommande le format Texte pour ces colonnes.

L’INSEE, de son côté, déclare le SIRET, le SIREN et le code postal comme des textes dans la description de ses fichiers, pas comme des nombres. Faites de même :

1. Sélectionnez les colonnes SIRET, SIREN, code postal et téléphone, puis Format de cellule et Texte, avant toute saisie. Le format ne répare pas un nombre déjà tronqué.
2. Pour ouvrir un fichier CSV, n’utilisez pas le double-clic. Passez par Données, À partir d’un fichier texte/CSV, puis déclarez ces colonnes en type Texte au moment de l’import.
3. Mettez la plage sous forme de tableau (Accueil, Mettre sous forme de tableau) : les filtres apparaissent, les formules se recopient seules, les nouvelles lignes héritent des formats.
4. Figez la première ligne (Affichage, Figer les volets) pour garder les en-têtes à l’écran.

Pour une saisie ponctuelle, une apostrophe devant le nombre suffit aussi : '01000 reste 01000.

Un statut dans une liste fermée

Un statut tapé à la main produit vite « relancé », « Relance », « à relancer » et « RELANCE 2 ». Le filtre ne sert plus à rien. Créez plutôt une liste fermée avec Données, Validation des données, Autoriser : Liste. Voici une liste qui suffit pour démarrer :

Trois formules rendent le fichier utile au quotidien. Elles sont écrites pour Excel en français, avec les colonnes dans l’ordre du modèle : la ligne d’en-tête va de A (SIRET) à Z (Notes), W est la date de la prochaine action et X la colonne « Ne plus contacter ».

• Qui relancer aujourd’hui : une mise en forme conditionnelle sur la ligne, avec la formule =ET($W2<>"";$W2<=AUJOURDHUI();$X2<>"Oui").
• Combien de lignes par statut : =NB.SI(Tableau1[Statut];"Rendez-vous"), une cellule par statut.
• Le SIREN depuis le SIRET : =GAUCHE(A2;9).

Si vous changez l’ordre des colonnes, adaptez les lettres. Google Sheets propose les mêmes fonctions sous leur nom anglais (AND, TODAY, COUNTIF, LEFT, EDATE).

Au bout de deux semaines, ces comptes par statut disent si le problème vient du message ou de la cible. L’article trouver ses premiers leads détaille cette lecture et le rythme de relance.

Combien de temps garder les lignes : ce que dit la CNIL

Un fichier de prospection n’a pas vocation à grossir sans fin. Le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales (délibération n° 2021-131) indique que les données d’un prospect non client peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Le texte donne des exemples de contact émanant du prospect : une demande de documentation, un clic sur un lien vers le produit présenté. La simple ouverture d’un e-mail ne compte pas. Au terme des trois ans, vous pouvez recontacter la personne ; sans réponse positive et explicite, les données sont à supprimer ou à archiver.

Pour un client, les données utilisées en prospection peuvent être gardées pendant la relation commerciale, puis trois ans après sa fin. Ce référentiel n’est pas contraignant : c’est une référence pour fixer une durée que vous devez pouvoir justifier.

Dans le tableau, cela donne une colonne calculée :

Conserver jusqu’au : =MOIS.DECALER(MAX(P2;U2);36), où P est la date d’ajout de la ligne et U la dernière réponse du prospect. Le résultat tombe trois ans, soit 36 mois, après la plus récente des deux.

Une fois par trimestre, filtrez les lignes dont la date est passée et traitez-les. La règle vise les données personnelles : le nom d’un interlocuteur, une adresse nominative, mais aussi le nom d’un entrepreneur individuel, qui est celui de son entreprise. Dans le doute, appliquez la date à toute la ligne.

Deux règles s’appliquent en plus, quelle que soit la date. Les établissements en diffusion partielle dans SIRENE se sont opposés à l’utilisation de leurs données, notamment pour la prospection (article R123-232-1 du code de commerce) : retirez-les. Et toute demande de ne plus être contacté se note dans la colonne prévue, puis se respecte sur tous les canaux. Pour le téléphone, la fiche démarchage téléphonique B2B résume les règles en vigueur depuis le 11 août 2026.

Remplir le modèle sans y passer vos soirées

Le bloc 1 se remplit gratuitement : l’Annuaire des entreprises de l’État donne le SIRET, le code d’activité et l’adresse de chaque établissement. Le stock SIRENE complet est aussi publié chaque mois sur data.gouv.fr, sous Licence Ouverte. Les pages entreprises par code NAF indiquent combien d’établissements compte chaque activité, par département.

Le bloc 2 est le plus long à la main : il faut retrouver le site de chaque entreprise, puis son e-mail et son téléphone. Findingbase fait ce travail : recherche par code NAF, département et tranche d’effectif dans SIRENE, entreprises en diffusion partielle écartées, coordonnées publiées par l’entreprise elle-même (site vérifié, e-mail générique, téléphone du standard), score de 0 à 100 et export CSV. L’export reprend l’essentiel des blocs 1 et 2 (SIRET, code NAF, taille, date de création, adresse, site, e-mail, téléphone) : importez-le par Données, À partir d’un fichier texte/CSV, puis ajoutez les colonnes de suivi. Les offres sont décrites sur la page Tarifs.

Si vous hésitez encore entre acheter un fichier et le construire, la page acheter, louer ou générer son fichier de prospection compare les trois voies.

Quand plusieurs personnes suivent quelques centaines de lignes, les doublons et les versions concurrentes du fichier deviennent un problème. C’est le moment de passer à un CRM : ces colonnes s’y importent, et le SIRET sert de clé contre les doublons.